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董秘、董助、“董秘”職業解讀

來源:董秘網發布時間:2020-07-06 16:35:00

本文主要從職業定義、崗位類別、工作職責等方面來講述董秘、董助及“董秘”三者之間的關系

  很多同學經常會忍不住問,董秘是董事長秘書嗎?董事長助理和董事長秘書一樣嗎?董事長助理主要做哪些工作?等等。這篇文章能夠很好的回答大家的疑問。本文主要從職業定義、崗位類別、工作職責等方面來講述董秘、董助及“董秘”三者之間的關系。
 

>>>董秘<<<

  董秘,全稱是"董事會秘書",是上市公司高級管理人員,由董事會聘任并對董事會負責,是上市公司與證券交易所之間的指定聯絡人。其對外負責公司信息披露、投資者關系管理;對內負責股權事務管理、公司治理、股權投資、籌備董事會和股東大會,保障公司規范化運作等事宜。

  中國董秘職業由來:追根溯源,中國董秘的職業化,應該要從1996年4月由證監會和交易所聯合發起的一次董秘培訓算起。當年參會的40多家B股上市公司董秘,是中國最早的一批職業董秘。然而,當時的《公司法》中卻并未提及“董秘”二字,所以董秘在企業中的地位并不高。

  直到1997年12月16日,證監會發布《上市公司章程指引》,作為上市公司的“根本大法”,專門列出一章“董事會秘書”條款,要求所有上市公司都必須配備董秘,這才真正確立了董秘在上市公司中的地位和作用。

  按照我國現有的法規規定,董秘是上市公司的高級管理人員,由董事長提名,董事會任免,對董事會負責,是證券交易所與上市公司的指定聯系人,接受當地證券監管部門的雙重領導,促進公司規范運作、管理公司證券事務、負責公司信息披露等工作?梢哉f,董秘是上市公司的“窗口”。

  應該說,董秘這個角色,從公司開始籌備上市的時候就開始出現。而且,在企業上市前需要引入的各類職業經理人中,董事會秘書和財務總監往往是最為關鍵的,因為這兩個角色,將直接決定著企業上市的工作進度和工作成效。

  董秘類別及主要職責:整體分為兩大類,未上市公司董秘和上市公司董秘。未上市公司董秘又分為IPO董秘、并購董秘。

  IPO董秘:

  第一,考慮的關鍵問題就是證監會的標準是什么?如何符合標準?用好中介機構;

  第二,考慮資本市場的標準是什么?相同的股權如何多融錢?時點是一方面,包括對公司戰略的解讀和推進都很重要。

  并購董秘:

  這是個新詞,目前專門有這么個群體。主要是IPO時間有很大不確定性,只要公司質地別太差,總是有人愿意買?紤]的基本問題就是公司潛在買家是誰,選擇誰不選擇誰很重要,這個購買都是股份支付的,所以一定要看并購對象未來的增長空間。另外公司價值何在?如何最大化被并購價值?等等。

  上市公司董秘:

  除了做好信息披露的工作外,一定要學會通過資本運作、戰略規劃等等驅動并實現企業價值成長。

  董事會秘書進階:戰略型董秘/總裁/董事長等。
 

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>>>董助<<<

  董助,全稱是"董事長助理"(英語:Assistant to Corporate Chairman),也稱“董事會主席助理”。顧名思義,助理要是輔助領導工作,為領導提供工作便利的。作為董事長的事務性“主管”,董助既聯系上下,又協調左右,既是政務的參謀,又是領導運轉中樞的“首腦”。屬公司的高級管理人員,必須具備相當于副總經理級別的工作素養、職業操守與敬業精神。其核心職責為協助企業改善公司治理結構與監管體系;擬制公司重大事項辨析規則,使董事會與經營管理層實現科學分工;推進行政管理流程與績效考核體系建設,協助董事長的戰略決策等。

  董助主要職責:

  一般來說,董事長助理的工作范圍主要是董事長平時工作過程中各項具體工作的前期準備工作和具體落實工作,側重點是協助董事長開展工作。董事長助理工作的職責范圍主要受三個因素的影響:(1)董事長的做事風格;(2)企業內部管理完善程度;(3)助理能力的高低。

  不同的董事長有不同的做事風格,有的務實,有的低調,有的愛冒險,有的擅長交際等等,總之,董事長的做事風格決定了自己在企業里管理的寬度和深度,也決定了助理工作的基本幅度。

  企業組織機構設置越完善、部門職責劃分越清晰,企業內部的管理水平越高,董事長要處理的日常工作就越少,那么助理的日常工作也就越少。事實上大多數的民營企業正好相反,企業管理水平低下,董事長幾乎要參與公司所有層面的管理,這個時候,助理的日常工作自然就多。

  助理自身能力的高低決定了為董事長分擔日常工作的比例,這個比例最終決定了助理自身的價值。能分擔1%-5%的工作,這個助理可以算一個普通的文員,能做接電話、發通知、打文件、作記錄等文秘工作;能分擔5%-15%的工作,這個助理可以解決一些日常管理方面的問題,其價值相當于中層干部;能分擔15%-30%的工作,這個助理可以獨擋一面,分管某一方面的事務,價值相當于分管副總;能分擔30%以上的工作,這個助理可以考慮提升到更重要的崗位了。這也說明,助理要提升自己在企業的價值,就是要盡可能的分擔董事長的日常工作,讓董事長有更多的時間去思考的企業的發展戰略,規劃更加遠大的藍圖。

  根據董事長的需要,董助的具體工作內容存在著一定差異。比如,有時董助相當于企業的副總,有時則僅僅相當于經理。

  董事長助理的具體工作職責,概括起來,這些職責主要包括10個方面。①協助董事長對公司運作與各職能部門進行管理,協調內部各部門關系;②管理檔案、文件資料,確保資料的安全性、完整性和條理性;③做好行政后勤工作,為本部門的管理工作提供服務和便利;④負責董事長安排約見的客人的日常接待、迎送及會客、會談安排;⑤安排會議,為董事長撰寫會議發言草稿,做好會議記錄以及會議服務;⑥負責董事長的文件及通訊管理,保證內、外部信息的準確傳遞;⑦跟蹤公司經營目標達成情況,提供分析意見及改進建議;⑧起草公文,經過審核后負責發布、傳遞等工作,保證部門行政信息的及時傳達;⑨協助董事長制定戰略規劃、年度經營計劃及各階段工作目標分解,起草相關文件;⑩配合董事長處理外部公共關系,參與公司大型公關活動的策劃、安排、組織工作。董助扮演著激勵者、溝通者、人際關系協調者、人力資源規劃者、培訓者的角色,更強調綜合管理能力,相當于副總經理的職位。

  董事長助理進階:事業部負責人/子公司總經理/副總經理/總經理等。
 

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>>>“董秘”<<<

  “董秘”,全稱是"董事長秘書",協助董事長處理各項事務的行政人員。但是在某些跨國財團,董秘往往身份復雜,屬于董事長親信圈子,這個圈子通常至少包括主要副手、內定繼承人、謀士、法律顧問、醫生、秘書、司機、保鏢、私人助理、生活助理、cleaner、fixer等人,董秘出于身份的特殊性和便利性,往往在以上職能中身兼數職,重要地位無可替代。

  董事長秘書職業由來:

  “秘書”一詞在我國有悠久的歷史淵源,但在不同的歷史時期其含義有所不同;由于各國的國情和秘書服務對象不同,以及人們對現代秘書職能的理解不同,對于秘書的定義,不同的國家和組織又各有差異。

  在國外,“秘書”一詞源于拉丁文的“secretarius”,意思是“可靠的職員”。英語中的秘書(secretary)與秘密(secret)有著密切的聯系,F代西方國家的秘書概念形成于資產階級工業革命時期,是工業社會的產物,它主要是指一種職位或者職業及具有此職位的職員或者從事此職業的人員。

  我國國家勞動和社會保障部在2003年修訂的《秘書國家職業標準》中對秘書作了明確界定:秘書是從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。該定義應視為目前國內唯一的秘書職業定義。

  董事長秘書類別:

  初級秘書:初級秘書主要從事操作性的服務工作,如打印文件、電腦操作、文案管理、談話速記、迎來送往和接聽電話等。這些都是單位日常事務中大量的、經常性的、必不可少的工作,雖然簡單卻能夠使領導從煩瑣的事務中解脫出來,并避免或減少辦理具體事務過程中的許多漏洞。

  中級秘書:中級秘書主要從事輔助管理事務和部分操作性事務,如辦理文件的擬寫、修改、處理、保管,檔案信息的開發利用,籌辦各種會議,協調機關內各部門的職能活動和協助領導發布各種指示并檢查落實情況等。在協助領導辦文、辦會、辦事的過程中,要協助領導協調組織各種內外關系,并從全局利益出發,在領導活動中積極發揮拾遺補闕的職能。

  高級秘書:高級秘書是指秘書部門的負責人及首腦機關的專職秘書、助理等,其主要職責是在高層領導人身邊從事高級參謀和助手的工作,如分析研究信息、提供決策方案、擬訂重要文件和參與對外談判等。這需要他們具備很高的綜合素質,精通秘書業務,并具有綜合指揮、協調的才干和獨當一面的管理能力。在高層政府機關、規模較大的企業和社會團體內部等一般都配有高級秘書。

  董事長秘書主要職責:

  日常事務性工作具體包括:處理信件、接聽電話、撰稿/寫報告、檔案管理、收發公文、回復電子郵件、復制文件、整理報章雜志、操作電報/傳真、接待訪客/招待客戶、安排上司約會、參加會議并做記錄、差旅安排等。

  管理性工作具體包括:辦公室管理、辦公室事務、督查工作、簡報/剪報、操作電腦、學習新軟件、會計與財務、設備采購等。

  溝通、協調性工作具體包括:客戶服務、協調工作、媒體溝通、公關活動企劃、籌辦公司大型活動、參加應酬、外勤工作、其他主管臨時交辦的事項等。

  這3大類工作是董秘工作的整體而言,并不是每一個董秘人員都要做。一般來說,公司層次高、規模大,技術要求更高且專業。反之,公司小,則要求會比較低些,工作內容也比較泛些。

  董事長秘書進階:部門主管/總經理助理/董事長助理等。
 

  其實,無論從事什么工作,真的用心去做了,會有你想不到的驚喜在等你。“只有初戀般的熱情和宗教般的意志,人才有可能成就一番事業。”路遙的這句話很喜歡,送給大家。

 

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